Abteilungs-Assitent / Abteilungs-Assitentin (w/m/d)

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, in der Fakultät Informatik, Abteilung Wirtschaftsinformatik eine:n

Abteilungs-Assitent:in (w/m/d)
(Entgeltgruppe 9a TV-L)

Mit aktuell neun Professuren gehört die Abteilung Wirtschaftsinformatik der Universität Duisburg-Essen zu den aktuell größten Einrichtungen für Wirtschaftsinformatik in Deutschland. Sie deckt ein breites und tiefes Angebot in Lehre für Studierende im Bachelor, Master sowie Doktoranden ab und bietet ein umfassendes Forschungsprogramm an. Gleichzeitig stellt die Abteilung der Universität mit dem Startup-Inkubator „Place Beyond Bytes“ eine zentrale Plattform für digitale Gründungen zur Verfügung. Mit Einrichtung der neuen Fakultät für Informatik will auch die Wirtschaftsinformatik neue Wege beschreiten. Diese strategische Neuausrichtung muss organisiert und nach außen sowie innen kommuniziert werden. Für die Begleitung von Strategie-, Veränderungs-, und Umsetzungsprozessen an der Abteilung und dem „Place Beyond Bytes“ suchen die Leitungen der Abteilung für Wirtschaftsinformatik (Prof. Dr. Ralf Plattfaut) und des Place Beyond Bytes (Prof. Dr. Hannes Rothe) zum nächstmöglichen Zeitpunkt tatkräftige Unterstützung.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die Assistenz der Abteilungsleitung Wirtschaftsinformatik (u.a. PR-Tätigkeiten für die Abteilung, Unterstützung der Identitätsschaffung nach innen und außen)
• Zusätzlich sind Sie als Wissenschaftsassistenz zuständig für die Organisation der Abläufe im Lehrstuhl Information Systems and Sustainable Supply Chain Management bzw. am Place Beyond Bytes („Dahlbender Villa“). Im Austausch mit externen Partnern, Studierenden und Mitgliedern des Place Beyond Bytes und Justiziariat und Fakultätsverwaltung koordinieren Sie die Projektabwicklungen auf der Schnittstelle zum Technologietransfer und des Projektmanagements von Forschungsprojekten mit der Industrie und (internationalen) Zuwendern. Sie beteiligen sich an der Organisation und Koordination von internationalen Tagungen und Workshops im Start-up Ökosystem Rhein-Ruhr
• Sie sind selbstständig in der Mittelbewirtschaftung am Lehrstuhl bzw. für den Place Beyond Bytes zuständig (u.a. Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Unterstützung bei der Drittmittelakquise, Kalkulation von Personal- und Sachausgaben und Unterbreitung von Finanzierungsvorschlägen, Prognose der erforderlichen Mittel für zukünftige Zeitpunkte)
• Sie übernehmen Beschaffungsvorgänge für die Abteilung (u.a. Beschaffung im Rahmen der freihändigen Vergabe unter Berücksichtigung der bestehenden Rahmenverträge, Ausfüllen der Bestellformulare, Prüfen der Lieferscheine usw.)
• Zu Ihren Aufgaben gehören die Sitzungsvorbereitung, -betreuung und -nachverfolgung für die Abteilungsleitung für Wirtschaftsinformatik (u.a. Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Priorisierung von Tagesordnungspunkten für die Sitzungen, Erstellung von Einladungen für die Sitzungen, Beschlusskontrolle und Terminüberwachung der Gremien
• Sie übernehmen Sekretariatsarbeit in der Abteilung und am Lehrstuhl bzw. Place Beyond Bytes (u.a. Bearbeitung der E-Mails, Terminplanung und -vereinbarung, Raumplanung mittels LSF, Planung und Koordination der Reiseaktivitäten)

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter mit langjähriger und einschlägiger Berufserfahrung im angegebenen Aufgabengebiet
• Erfahrung in der Büroorganisation, idealerweise in öffentlichen Verwaltungen
• Kenntnisse der ERP-Software SAP wünschenswert (internes Schulungsangebot vorhanden)
• Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office)
• aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Motivation, Flexibilität, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
• gute bis sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• anwendungsbereite Kenntnisse der englischen Sprache erwünscht

Sie erwartet

• freundliche Arbeitsatmosphäre in lebendigem Arbeitsbereich mit internationalem Austausch
• ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• Möglichkeiten zur Weiterbildung (u.a. 5 Tage Bildungsurlaub pro Jahr)
• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Gleitzeitmodell
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung in die verschiedenen Arbeitspakete
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
• die Möglichkeit, bedarfsgerecht aus dem Homeoffice zu arbeiten

Besetzungszeitpunkt
schnellstmöglich

Vertragsdauer
unbefristet

Arbeitszeit 
100 % (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Bewerbungsfrist 
31.05.2024

Bitte bewerben Sie sich online über unser Portal SIS (http://udue.de/20424) mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 204-24.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Prof. Dr. Hannes Rothe (Telefon 0201/183-2604, E-Mail: hannes.rothe@icb.uni-due.de) bzw. Prof. Dr. Ralf Plattfaut (E-Mail: ralf.plattfaut@icb.uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Kim Dobbratz (Telefon 0201/183-2143, E-Mail: kim.dobbratz@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:
http://www.sust.uni-due.de/ bzw. https://www.wi.wiwi.uni-due.de/home/ 

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.